Essere organizzati è fondamentale (proprio come ogni settimana).
Come ci dividiamo i compiti dentro Levels?
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Una delle domande che ricevo più spesso è: “Ma come vi dividete i compiti e le cose da fare?”
Settimana dopo settimana, stiamo imparando sempre di più a essere organizzati e a gestire al meglio i nuovi progetti e le altre mille cose da fare (che non finiranno mai - ma è proprio questo il bello).
Anche se lavoriamo insieme, nello stesso posto, e parliamo dell’azienda giorno dopo giorno, abbiamo ritenuto necessario avere dei meeting settimanali fissi per prenderci un attimo e capire cosa stiamo facendo e quali sono le priorità.
Alla fine, essere imprenditori significa dare la giusta priorità alle cose, assegnando un grado di importanza ai task. Questi meeting settimanali servono proprio a questo: capire se ci stiamo muovendo nella giusta direzione.
Inoltre, è importantissimo tenere traccia di tutto, e lo stiamo facendo da un bel po’.
👇🏻 Ogni riga dello screenshot corrisponde a una pagina contenente tutto ciò che ci siamo detti in quel meeting: obiettivi della settimana, cosa c’è da fare, come vanno i progetti.
💼👔 Il BDL e il Senza Giacca
Abbiamo ideato due meetings settimanali: il Bello del Lunedì (BDL) e il Senza Giacca del venerdì (come il programma di Sky Calcio).
Nel BDL ci si aggiorna e si scrivono gli obiettivi settimanali da compiere, partendo dalle Functions (lato amministrativo, finanziario, PR e via dicendo) fino ad arrivare a un aggiornamento rapido su ogni progetto che stiamo affrontando.
Invece, nel Senza Giacca (che è un meeting più leggero e veloce), si commenta solo ciò che si è fatto durante la settimana e si analizzano i tasks assegnati il lunedì nel BDL.
Per ora, questo metodo sta funzionando bene ed è decisamente appagante vedere quante cose siamo in grado di fare, settimana dopo settimana. Inoltre, è bellissimo vedere come le priorità cambiano da un meeting all’altro.
👀 Funzioni Aziendali
Come dicevo prima, in ogni meeting affrontiamo ogni funzione aziendale per analizzare se ci sono cose importanti da fare.
• Affari Amministrativi: tutto ciò che riguarda il commercialista, consulente del lavoro e via dicendo.
• Gestione Legale: contratti e avvocati.
• Gestione Finanziaria: come tenere traccia delle spese e dove inserirle.
• PR: tutto ciò che riguarda i social e il sito.
• Tecnologia: quali sono le tecnologie che dobbiamo usare?
• Strategia: come ci stiamo muovendo? Siamo nella giusta direzione?
Sicuramente ci sono altre voci che ora non stiamo considerando ma che in futuro dovremo prendere in considerazione, come tutta la parte di HR. Ma ci arriveremo pian piano. Non c’è fretta.😉
🤓 Google Workspace
Una nota di merito va a Google Workspace, FONDAMENTALE. In poche parole è la suite di Google che ti permette di avere tutti i loro prodotti per interagire al meglio con i colleghi. Ti permette di avere un Drive condiviso con la quale condividere velocemente file con gli altri, di poter avere una tua email personale aziendale, di poter vedere i calendari degli altri e organizzare una chiamata quando sono liberi (o per spiarli), e altre mille cose.
Ora come ora, è necessario per riuscire a separare l’account Google personale da quello aziendale. Costa circa 6€ al mese a persona, quindi pochissimo, ed è una di quelle spese che è fondamentale fare per crescere.
Giugno e luglio saranno mesi di fuoco, tanti progetti da fare e da consegnare. Stiamo migliorando tanto: dall’efficacia con la quale capiamo le necessità del cliente alla velocità con la quale ci confrontiamo per decidere come affrontare un progetto nuovo.
⛱️ Ora testa all’estate, che sarà tanto impegnativa.
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A presto,
Filippo 🚀
One of the questions I get asked most often is: "How do you divide the tasks and things to do?"
Week after week, we are learning more and more about being organized and managing new projects and the other thousand things to do (which will never end - but that's the beauty of it).
Even though we work together, in the same place, and talk about the company day after day, we found it necessary to have fixed weekly meetings to take a moment and understand what we are doing and what the priorities are.
In the end, being entrepreneurs means prioritizing the right things, assigning a degree of importance to tasks. These weekly meetings serve precisely this purpose: to understand if we are moving in the right direction.
Additionally, it is very important to keep track of everything, and we have been doing this for quite some time.
👇🏻 Each line of the screenshot corresponds to a page containing everything we discussed in that meeting: weekly goals, things to do, project updates.
💼👔 The BDL and the No Jacket Meeting
We have created two weekly meetings: the Bello del Lunedì (BDL) and the No Jacket Meeting on Fridays (like the Sky Calcio program).
In the BDL, we update each other and write down the weekly goals to be achieved, starting from the functions (administrative, financial, PR, and so on) to a quick update on each project we are working on.
In contrast, the No Jacket Meeting (which is lighter and quicker) only comments on what was done during the week and analyzes the tasks assigned on Monday in the BDL.
So far, this method is working well and it is definitely satisfying to see how many things we are able to accomplish, week after week. Moreover, it's amazing to see how priorities change from one meeting to another.
👀 Company Functions
As I mentioned before, in every meeting we address each company function to analyze if there are important things to do.
• Administrative Affairs: everything related to the accountant, labor consultant, and so on.
• Legal Management: contracts and lawyers.
• Financial Management: how to keep track of expenses and where to input them.
• PR: everything related to social media and the website.
• Technology: what technologies do we need to use?
• Strategy: how are we moving? Are we heading in the right direction?
Surely there are other functions that we are not considering now but will need to consider in the future, like all the HR part. But we will get there step by step. There's no rush.😉
🤓 Google Workspace
A note of merit goes to Google Workspace, which is ESSENTIAL. In short, it's Google's suite that allows you to have all their products to interact better with colleagues. It allows you to have a shared Drive to quickly share files with others, to have your own company email, to see others' calendars and organize a call when they are free (or to spy on them), and many other things.
Right now, it is necessary to separate personal Google accounts from company accounts. It costs about €6 per month per person, so very little, and it is one of those expenses that is fundamental for growth.
June and July will be busy months, with many projects to do and deliver. We are improving a lot: from the effectiveness with which we understand customer needs to the speed with which we discuss how to tackle a new project.
⛱️ Now focus on the summer, which will be very challenging.
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See you soon,
Filippo 🚀